iTek4 - Il software per gestire manutenzione, assistenza e noleggio con Mago4

• iTek4 è una suite composta da diverse applicazioni sviluppate per gestire processi ben definiti.
• iTek4 è perfettamente integrato al sistema ERP Mago per fruttare al meglio le funzionalità di tutti i processi aziendali. Dall’offerta di noleggio o di manutenzione, fino alla fatturazione elettronica e alla contabilità e finanza. Anche la gestione della contrattualistica attiva e passiva con modalità di fatturazione a canone o a intervento, non sarà più un problema.
• Con iTek4 un tecnico o un meccanico non deve più scrivere un rapportino cartaceo o una check-list. Tutte le funzioni di compilazione di un rapportino cartaceo sono gestite all’interno di una pratica App che produce un documento firmato elettronicamente con firma grafometrica e trasferisce all'ERP Mago gli interventi da fatturare, fornendo anche dati utili al tecnico per effettuare l’attività di intervento, come ad esempio lo storico macchina.
• Con iTek4 un commerciale di un Concessionario accede al planning delle macchine disponibili a nolo o in conto vendita, inserisce contratti di noleggio, offerte, consulta la situazione del cliente come: esposizione del credito, macchine del cliente, interventi, contratti, preventivi, appuntamenti e trattative, fatture, tutto in tempo reale, partendo dai dati registrati in Mago. Il cliente ha a disposizione un'area riservata dove scaricare i PDF degli interventi, contratti, fatture, schede macchine e aprire un ticket di richiesta Intervento al Concessionario.
• Disponibile è un'App su piattaforma Android che rende il tuo noleggio rapido e redditizio. Basta contestazioni o costi per danni non fatturati. E' possibile produrre delle foto della macchina in uscita e rientro con la check-list di controllo, in questo modo la documentazione è sempre allegata automaticamente al contratto di noleggio sull'ERP Mago e l’operatore che effettua il rientro della macchina può facilmente consultare le foto di uscita della stessa, anche se noleggiata molto tempo prima. Ed al momento del rientro della macchina puoi registrare addebiti aggiuntivi come chilometri, carburante, danni o addebiti di vario tipo (anche automaticamente per differenza delle letture dei contatori macchina) per ritrovarli poi automaticamente all’interno del sistema di fatturazione di iTek4.

Con iTek4Mago tutti i processi aziendali sono sotto controllo grazie alla potenza e all’esperienza di Mago che, oltre alla normale gestione contabile ed amministrativa, costituisce il nucleo della centrale operativa e di monitoring dei processi operativi aziendali.
La suite comprende inoltre tutte le funzionalità necessarie alla gestione delle problematiche operative del noleggio e del service:

• Matricola - Descrizione specifica di ogni singola macchina oggetto di noleggio/service. Si possono inserire n dimensioni di descrizione della macchina, degli accessori e dei componenti ad essa relativi. Piani di manutenzione, garanzie, contatori possono essere facilmente associabili e visibili in un’unica scheda.
• Noleggi - I contratti di noleggio vengono creati tramite l’interazione con iTek4Portal (pianificazione) e iTek4Erre (checklist, fotografie, inserimento dati del contratto). iTek4Mago gestisce il ciclo della fatturazione attiva e l’aggiornamento continuo della redditività della matricola interessata.
• Ordini di Lavoro - Tramite questo documento è possibile tracciare tutte le attività tecniche operate su un determinato cliente/matricola/impianto. iTek4Mago dispone di una semplicissima utility di pianificazione delle attività che permette di assegnare le attività ai vari tecnici e a raccogliere, tramite la app iTek4Esse, i rapportini compilati e firmati per la fatturazione e lo scarico di magazzino dei componenti e dei ricambi utilizzati.
• Contratti - iTek4Mago offre una vasta varietà di modelli e di configurazioni possibili delle condizioni contrattuali verso i nostri clienti, anche in termini di garanzie, servizi compresi, manutenzioni programmate e quant’altro.

App destinata agli operatori di noleggio da utilizzare direttamente sul piazzale. L’operatore sarà così in grado di verificare da app la disponibilità di ogni singola macchina, in base agli impegni già presi e pianificati, e concludere il contratto di noleggio impostando:

• Dati del cliente
• Periodo di noleggio
• Fotografie dello stato della macchina
• Contatori
• Checklist di controllo

Tutti i dati vengono inviati a iTek4Mago che provvederà alla produzione di tutti i documenti relativi alle pratiche di noleggio e all’archiviazione logica di tutti i dati trasmessi dalla app. La stessa procedura viene riproposta anche per il rientro delle macchine dal periodo di noleggio.

App dedicata a tutti i tecnici che operano interventi esterni presso le macchine noleggiate o coperte da contratto. L'operatore riceve dalla pianificazione di iTek4Mago gli ordini di lavoro relativi agli interventi assegnati al tecnico. La app mette a disposizione tutte le informazioni relative ad ogni intervento: indirizzo del cliente, storico interventi e ricambi, garanzie, contratti e quant’altro.
Il tecnico può consuntivare ogni singolo intervento inserendo tutte le voci di costo relative (manodopera, tempo viaggio, ricambi, trasferta, ecc.) e allegare al rapportino, qualora prevista, la checklist compilata relativa a quel tipo di intervento. Il rapportino viene firmato grafometricamente, ovvero con pieno valore legale, direttamente dal tablet. Al termine dell’operazione, il rapportino viene spedito ad iTek4Mago che lo rielaborerà per la fatturazione.

Portale web multifunzionale per operatori aziendali (interni ed esterni) e clienti. Il portale web di iTek è davvero lo strumento più ampio di condivisione mirata delle informazioni fra tutti i soggetti attivi nelle operazioni aziendali. Sono previsti vari livelli di accesso (supervisore, tecnico, agente, cliente), ognuno con permessi di accesso differenti alle varie informazioni pubblicate sul portale.
Queste sono solo alcune delle funzionalità che Portal mette a disposizione dei propri utenti:

• Visualizzazione del planning delle risorse a noleggio (movimentabili anche da iTek4Erre).
• Apertura di ticket di assistenza tecnica.
• Visualizzazione della situazione amministrativa del cliente (fatture, partite aperte) nonché dei documenti ad essa collegati (offerte, ordini, ordini di lavoro, ecc.).
• Pubblicazione di manualistica e materiale informativo.
• Gestione agenda di personale tecnico e commerciale.
• Modulo CRM.
• Approvazione di preventivi e consuntivi spese.

Con i moduli iTek4AddOn sono stati implementati diversi connettori a servizi esterni come:

• Portali per ricambistica come TVH (diffuso fornitore mondiale di ricambistica).
• Controllo satellitare: i più diffusi sistemi satellitari di controllo macchine.
• Gestione di magazzini verticali e logistica.
• Portale per la prenotazione macchine a nolo MyRent.